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Cómo organizar workshops presenciales en tu punto de venta, por Elena del Valle (1ª parte)

Ahora que la situación pandémica ya está controlada es un buen momento para empezar a realizar workshops y talleres presenciales en tu punto de venta. Te permitirá dinamizar las ventas, presentar novedades, interactuar con los clientes y fidelizarlos.

Los workshops o talleres olfativos consisten en reunir o citar a un grupo de clientes potenciales para que descubran y prueben un número determinado de productos.

La Vendedora de Perfumes puede mostrar un único lanzamiento o bien aprovechar la ocasión para presentar toda una colección de perfumes.

Para que tu workshop presencial tenga éxito, es conveniente observar estos aspectos preliminares para su preparación:

  1. ¿Qué es lo que quieres conseguir?

Lo primero que tienes que tener claro es el fin de la convocatoria:

¿Para qué quieres hacer ese taller?

¿Cuáles son tus objetivos?

¿Quieres dinamizar las ventas?

¿Quieres dar a conocer tu último lanzamiento?

¿Quieres estrechar lazos con tus clientes o captar algunos nuevos?

Tus respuestas a estas preguntas determinarán la estructura y dinámica a seguir.

Mi recomendación, sobre todo al principio, es que los escribas en tu cuaderno de notas para tenerlos bien claros. El mero hecho de anotarlos obligará a tu mente a poner en orden el fin y los medios para lograrlo.

  1. ¿Dónde quieres hacerlo?

Si tu objetivo inmediato es facturar, lo ideal es buscar un espacio dentro de la tienda o en tu mismo espacio de venta (si la distribución y superficie de la misma lo permiten, ¡claro!).

Algunas perfumerías cuentan con alguna salita anexa que podrías decorar o ambientar según el tema de tu presentación.

También podrías realizar este pequeño evento en algún lugar externo a la perfumería: restaurante, hotel, terraza de moda…

El emplazamiento elegido debe ser coherente con el tema y con el motivo de lo que vayas a presentar (colores, ambiente, atmósfera).

En este caso deberás contar con una partida de presupuesto extra. Ten en cuenta que no siempre hay retorno directo inmediato en este tipo de acciones, pero suele ser un arma super eficaz para fidelizar y estrechar la relación de confianza con tu clientela.

  1. ¿A cuántas personas invitarás?

Según tus objetivos, determina a cuántas personas te interesa invitar y el criterio que vas a seguir para ello: grandes consumidores de la enseña, fans de la marca, nuevos clientes…

Si cuentas con una base de datos o CRM optimizada, te será de vital importancia filtrar según los parámetros clave para tu convocatoria.

Hazte un listado de potenciales invitados y ten en cuenta que más o menos un 15 % de las personas que te confirmen asistencia, no acudirán. ¡eso en el mejor de los casos! No te desesperes ni te lo tomes como algo personal.

Piensa si les vas a citar a todos a la vez, si vas a organizar diferentes turnos o si prefieres asignar unas horas y que vayan pasando espontáneamente a lo largo del día.

Llegado el momento, si tienes algunos fallos de asistencia, trata de invitar espontáneamente a algunos clientes a que visiten la tienda en ese momento para completar grupos.

El número de personas total que podrás invitar a la vez estará en función del espacio que hayas elegido. Calcula que si tus invitados van a estar sentados necesitarán alrededor de 1m de separación entre ellos. Si están de pie, como mínimo, metro y medio por persona.

Antes de reunir a varias personas, confirma normativa y recomendaciones Covid vigentes en ese momento y ubicación.

4 - ¿Qué productos vas a presentar?

Si estás en un lanzamiento puedes presentar un solo perfume y su línea complementaria.

Mi sugerencia es: siempre que organices un evento de este tipo, aprovecha la oportunidad para presentar varios perfumes o una colección completa a la vez; así amortizarás el gasto no solo de dinero, sino también de tiempo y energía.

  1. ¿Cómo vas a informar a los clientes de la convocatoria?

Elige el mejor canal según tus objetivos:

  • Whatsapp: el más rápido y eficaz hasta el momento. Puedes incluir alguna imagen visual que haga referencia al evento para hacerlo más atractivo.
  • Envío invitación por email: el diseño y contenido debe ir alineado con la imagen de tu perfumería o marca (habla con tu departamento de marketing). Ten en cuenta que el formato elegido debe ser responsivo, esto es, que se pueda abrir desde cualquier tipo de dispositivo (ordenador, tablet o móvil).
  • Envío invitación física por correo postal: el tipo de papel, diseño, impresión y contenido deben ir alineados con la imagen de la perfumería o de la marca (habla con tu departamento de marketing). Esta opción te sugiero reservarla para eventos u ocasiones muy destacables.

Requiere más tiempo de preparación. Debes tenerlas impresas al menos un mes antes. Hacer el envío postal como fecha límite tres semanas antes del evento y recopilar respuestas durante la semana anterior al evento.

Si quieres un toque más sofisticado y “de luxe” al envío de presentaciones, puedes hacer las invitaciones escritas con caligrafía clásica.

En toda invitación para tu cliente debes incluir esta información, independientemente del canal que hayas elegido para comunicar el evento:

  • En qué consiste la actividad.
  • Qué beneficios tiene para tu cliente asistir a este evento / qué le va a aportar (si no entiende por qué debería asistir igual deniegue la invitación. ¡Nuestro ritmo de vida es demasiado apretado para perder el tiempo en tonterías!
  • Cómo tiene que confirmar asistencia.
  • Fecha límite para dar respuesta a la invitación.
  • Dress code: cómo se debe ir vestido o si se debe llegar algún tipo de prenda especial (suele resultar divertido llevar algo del color del lanzamiento que presentes: implica y motiva a tus clientes a la vez que crea decoración o ambiente cuando están todos reunidos).

Ahora que ya tenemos los preliminares estamos preparados para hacer el set up o montaje de la decoración del espacio para desarrollar con éxito tu workshop.

Basándome en mi experiencia, mi recomendación es sentar a los invitados alrededor de una mesa. El hecho de sentarse, hace que se encuentren más receptivos a la hora de escucharte.

Para crear la decoración o ambiente de la mesa, tienes que encontrar una temática coherente con los perfumes que estás presentando.

Si son varios, tienes que encontrar un hilo conductor entre ellos para que tu exposición tenga cierta lógica.

Estos son los elementos indispensables que deben estar presentes en la mesa:

1º) Perfumes que vas a probar:

  • Puedes colocar el frasco de perfumes realzado sobre una peana o base que lo destaque.
  • Otra opción es colocar frasco y packaging original al lado para identificarlo visualmente.
  • También puedes dejarlo dentro de su packaging y hacer su unboxing en el momento de la presentación.

Yo me suelo decantar por la 1ª y la 2ª opción ya que como suelo apoyar mis exposiciones con contenido visual, suelo tener las manos ocupadas por el pasa páginas o el mando led que tengo que soltar para ir a hacer el unboxing. Siento (o quizá es una percepción mía más que de los asistentes) que me rompe el ritmo fluido de la presentación.

2º) Secantes, tiras olfativas, blotters o moilletes:

  • Como insistimos siempre en nuestro Curso de Promotores de Perfumería, la primera prueba de un perfume siempre se debe hacer sobre un secante o papel absorbente para ver si el olor es del agrado del cliente (si lo prueba directamente sobre la piel y luego no le gusta, puede resultarle molesto).
  • Tienes que tener dispuestas varios montoncitos o packs de secantes a lo largo de la mesa, de manera que cada asistente pueda tener fácil acceso en todo momento.
  • Tienes que calcular por lo menos un secante por persona y perfume que vayan a probar. 

3º) Cuaderno, libreta, hojas de anotaciones:

Aunque hay clientes que no anotan nada, ¡hay otros que escriben hasta en las servilletas!, así que suelo colocar algún elemento sobre el que poder tomar notas. Uno por asistente.

Intento que vayan personalizadas con la marca, las fragancias que presento o el título de la sesión. Lo ideal es que se lo puedan llevar a casa para que puedan repasar sus anotaciones, además de suponer un bonito recuerdo de la experiencia juntos.

4º) Bolígrafo o lapicero:

Lo usan para tomar notas en el cuaderno, pero también para hacer anotaciones sobre las tiras olfativas (sobre todo si se presentan varias fragancias) para diferenciar cuál es cuál.

Ten en cuenta que la mayoría de los asistentes suelen llevarse el bolígrafo o lápiz de recuerdo.

Suelo utilizarlos personalizados con la marca que presento o en los colores de la decoración elegida.

5º) Vaso de agua fría:

Si les vas a sentar más de 10 minutos, te recomiendo que tengas previsto el que puedan beber agua durante la cata.

Lo más recomendable es disponer un vaso o copa de cristal transparente, lo más sencillo posible para que se integre bien y pase desapercibido con el resto de la decoración.

Evita los posavasos con publicidad del sitio donde lo estás realizando. Sin embargo, sí puedes utilizar posavasos que realcen, embellezcan o armonicen con la decoración elegida.

Sirve el agua fría en el último momento cuando se estén sentando al inicio de la charla y siempre a la vista de los clientes (ideal si te puede ayudar otra persona mientras tú les das la bienvenida). Una vez servida, deja las botellas al lado por si alguien quiere rellenar, pero fuera de la mesa de presentación.

No me gusta mucho utilizar botellas individuales de agua. El plástico está reñido con el lujo además de contaminar el medio ambiente. Y las botellas de cristal suelen tener etiquetas o colores llamativos que desentonan con la presentación (recuerda que lo que tiene que llamar la atención son los perfumes).

Sin embargo, cuando el presupuesto lo permite, pongo botellas de cristal transparente con el nombre de la marca o del evento grabado que los invitados pueden llevarse como recuerdo.

Y ¿por qué agua? Te estarás preguntando. Porque es la bebida más neutra que existe. Aclara sin alterar la decodificación olfativa de la glándula pituitaria ante la prueba de diferentes olores.

Intenta no ofrecer bebidas alcohólicas, vino o champagne durante la cata, ya que la interacción de alcoholes puede hacer mezclas digamos algo “raras”. Una vez hayas terminada la cata, puedes ofrecerles una copa de cava o champagne sin ningún riesgo, (pero ¡recuerda!: ¡nunca durante!) ...

Y un secreto: además de mi vaso de agua del tiempo por si me entra tos o me atraganto (nunca fría si vas a hablar mucho rato), suelo colocar otro vaso grande o pequeño recipiente de cristal con agua a mi lado: durante la presentación voy recogiendo de la mesa, los secantes utilizados y desechados y los voy introduciendo en esa agua para “ahogar” la mezcla de aromas que flotan en el aire y  evitar que la habitación se convierta en un popurrí de olores, especialmente si el lugar no tiene buena ventilación natural.

6º) Servilletas:

Tienen que estar discretamente colocadas, no demasiado visibles, pero son necesarias. Siempre termina cayéndose algo: agua, perfume, …Llegado el caso, ofréceselas tú a los invitados.

Hace años utilizaba tissues pero las servilletas me resultan más prácticas algo más absorbentes y de un color que se integre bien en la decoración (mejor de color liso y colores discretos).

7º) Gel hidroalcóholico:

Mientras dure la situación de pandemia, coloca en la mesa un gel hidroalcohólico de olor neutro.

Es importante que al inicio de la presentación y antes de pasar cualquier perfume o material a los clientes te apliques unas gotas, masajeándolo delate de tus clientes (¡que se vea que te has desinfectado y que te preocupas por su salud!).

Ofrécelo a ellos a continuación.

8º) Papelera:

En un lugar cómodo pero poco visible ten prevista una papelera. Así podrás ir tirando, secantes y/o materiales desechables a medida que se vayan utilizando.

La mesa tiene que estar en todo momento impecable y lo más ordenada posible. Mientras que vas hablando, tendrás que ir recolocando, para evitar la sensación de sucio o desordenado.

Todos esos elementos mencionados como indispensables deben ir presentados de manera que la presentación de la mesa o mostrador resulte visualmente atractivo pero manteniendo la coherencia con la imagen de marca, el tema o los perfumes elegidos para esa ocasión.

Para crear tu decoración, échale imaginación. Yo creo que he utilizado de casi todo: arreglos florales, peceras con agua, macetas, pasteles, candelabros, esculturas, cajas, origamis….

No se pierda la 2ª parte de este artículo en nuestra edición de junio

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